Diarium och arkiv

Uppslagen bok med protokoll från 1800-talet

Protokoll från 1800-talet

Varje dag kommer många handlingar in till kommunen. Dessutom upprättar kommunen själva handlingar varje dag, som ligger till grund för kommunens beslut.

Som kommun är vi skyldiga att hålla handlingar ordnade på ett sådant sätt att de går att hitta om allmänheten eller media vill ta del av allmänna handlingar. Ett vanligt sätt att göra detta är att ha ett diarium.

Ordet diarium kommer från latinets ord för dagbok, och diarieföring innebär att vi registrerar handlingarna dels efter datum, dels efter innehåll. Genom att använda ärendenummer håller vi ihop handlingar som handlar om samma sak.

Vårt dokument- och ärendehanteringssystem fungerar både som ärendehanteringssystem för pågående ärenden och som arkiv, och vi kan söka både efter enskilda handlingar och hela ärenden.

För att ta del av allmänna handlingar kontaktar du Infocenter eller administrativa avdelningen, kommun@mullsjo.se.

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, e-postmeddelande, protokoll eller beslut, men det kan också handla om video- eller ljudupptagningar.

Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till eller upprättas av kommunen och förvaras där. Allmänna handlingar är ofta offentliga, vilket betyder att vem som helst får ta del av den, men ibland råder sekretess, vilket betyder att handlingen eller uppgiften i handlingen är hemliga. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors personliga integritet.

Det finns handlingar hos kommunen som inte är allmänna handlingar, exempelvis internt arbetsmaterial.

För att ta del av en allmän handling kontakta kommunens administrativa avdelning, kommun@mullsjo.se.

När du begär att få se en allmän handling behöver du inte uppge ditt namn eller varför du vill ta del av handlingen. Kommunens tjänsteman gör en prövning om handlingen ska lämnas ut eller om sekretess gäller.

Om du blir nekad ska du få ett skriftligt besked, som du kan överklaga. Läs mer om överklagande.

Om du har rätt att ta del av handlingen, gäller det på den plats där den förvaras. Genom att betala en avgift kan du få en kopia att ta med dig hem. Vi är inte skyldiga att lämna ut handlingar via e-post men försöker att tillmötesgå sådana önskemål.

I kommunarkivet förvarar vi de allmänna handlingarna som de olika kommunala verksamheterna har lämnat efter sig.

I myndigheternas arkiv finns ett stort kulturarv i form av den information som har skapats genom tiderna. En stor del av handlingarna bevaras för alltid och görs tillgängliga genom arkivinstitutionerna. Vi bevarar de allmänna handlingarna för att garantera rättsäkerheten och för att kunna skapa en effektiv förvaltning, för att allmänheten ska kunna vara delaktig i den demokratiska processen och för att kunna bidra till forskningen.

I Sverige har vi Tryckfrihetsförordningen, som ger alla rätt att ta del av allmänna handlingar. Du har dessutom rätt att vara anonym. Det finns dock undantag, som gäller uppgifter som skyddas av sekretess. Det kan därför hända att du måste uppge vem du är för att kommunarkivets personal ska kunna ta ställning till om du får ta del av en hemlig handling.

Kontakt

Vill du veta mer om kommunens arkiv eller titta på handlingar i arkivet? Kontakta nämndsekreterare.

Kontakt

Skriv ut
Senast uppdaterad: 27 september 2019