Grundskola, gymnasieskola - hantering av personuppgifter

Här hittar du information om hur vi hanterar elevers och vårdnadshavares personuppgifter inom grund- och gymnasieskolan.

Då begreppet "grundskolan" används nedan omfattar det även anpassad grundskola och specialskola. Då begreppet "gymnasieskola" används nedan omfattar det även anpassad gymnasieskola.

Personuppgiftsansvarig

Barn- och utbildningsnämnden i Mullsjö kommun är ansvarig för behandlingen av vårdnadshavares och barnens personuppgifter inom kommunens grundskola.

Om ditt barn går på en friskola är den privata aktör som driver skolan ansvarig och informationsskyldig.

Du med skyddad identitet

Om du som elev/vårdnadshavare har beslut från Skatteverket om skyddade personuppgifter har skolan rutiner för att hjälpa och stödja.

Den kommunala skolan har rutiner för att upptäcka om vi får in elever med skyddade personuppgifter. Kontakta oss gärna ändå gärna - du hittar kontaktuppgifter till ansvarig rektor via länken nedan.

Viktigt är då att du inte röjer dina personuppgifter, t.ex. genom att skicka mejl via en mejladress där ditt namn ingår. Vi kommer vilja att du identifierar dig i kontakten med oss. Vi kommer behöva träffas för vidare dialog.

Om du som elev går på en friskola är den aktör som driver skolan ansvarig för att stödja dig. Kontakta skolans personal för mer information.

Därför behandlar vi dina personuppgifter - ändamål och rättslig grund

Skolan har ett behov av att behandla personuppgifter för att kunna administrera elevens skolgång och svara upp mot kommunens skyldigheter enligt gällande lag.

Vi lutar oss därför som regel mot Dataskyddsförordningens ändamål "Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse".

Nedan kan du ta del av mer detaljerad information om vad vi gör med dina personuppgifter och vilken lag behandlingarna grundar sig i.

Fördjupad information om ändamål och rättslig grund
Ändamål	Bakgrund	Rättslig grund för behandlingen	Exempel på lagstiftning som stödjer behandlingen
Logghantering	Loggning av aktiviteter som utförs med kommunens enheter och resurser samt i kommunens nät	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Huvudmannens skyldighet bottnar i allmänt intresse
Digital kontohantering	Hantering av individuella elevkonton i kommunens miljö	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Huvudmannens skyldighet bottnar i allmänt intresse
Resurshantering digitala enheter	Hantering av digitala enheter	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Huvudmannens skyldighet bottnar i allmänt intresse
Tillgängliggöra digitala resurser	Hantering av digitala pedagogiska resurser	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Huvudmannens skyldighet bottnar i allmänt intresse
Administrera elevhälsa	Förebyggande hälsoarbete för att stödja elever som individer och grupp	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Skollagen 3 kap 5 §, 7 §, 9 §, 10-12 § Patientdatalagen 3 kap Skollagen 2 kap 25 §
Administrera fritidshem	Administrera fritidshemsplats till grundskoleelever	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Skollagen 14 kap 3-5 §, 12 §
Administrera skola	Administrera grund- och gymnasieskolgång för elever	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Skollagen 7 kap 3 §, 10 kap 13 §, 7 kap 17 § osv
Visualisering och analys	Systematiskt kvalitetsarbete	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Skollagen 4 kap 3 §
Offentlighetsprincipen	Utlämning av allmänna handlingar	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Tryckfrihetsförordningen

Vi behandlar ett antal personuppgifter om elev och vårdnadshavare för att kunna svara upp mot våra skyldigheter. Nedan ser du vilka:

Uppgifter om elever

Elevs namn, personnummer, kön, användarnamn, adress, telefonnummer, klassplacering, skolenhet, modersmål, syskon, vårdnadshavare, startdatum skolplacering, slutdatum skolplacering, kostbehov, närvarodata, hälsodata, vaccinationsdata, serienummer

Vissa personuppgifter behandlas inte alltid, men under särskilda omständigheter:

Fritidshemsavdelning behandlas för elev i grundskolan om hen är inskriven vid kommunal grundskola och vårdnadshavare/elev nyttjar fritidshemserbjudande
Behov av särskilt stöd behandlas för elev i grund- och gymnasieskolan om utredning om sådant genomförts och beslut om sådant fattats
Behov av anpassad studiegång behandlas för elev i grundskolan om utredning om sådan genomförts och beslut om sådan fattats
Skyddade personuppgifter behandlas för elev i grund- och gymnasieskola om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns för att svara upp mot patientdata- och hälso- och sjukvårdslagarnas krav vid hantering av medicinsk elevjournal
Pseudonymiserade personuppgifter behandlas för elever i grund- och gymnasieskolan samt för vårdnadshavare för omyndig elev om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns och beslut från rektor om pseudonymisering har fattats

Uppgifter om vårdnadshavare (till omyndig elev)

Vårdnadshavares namn, personnummer, kön, användarnamn, adress, e-postadress, barn, telefonnummer, arbetsgivare, inkomst, barn, meddelande, bokad tid, ev. pseudonumiserade personuppgifter

Vissa personuppgifter behandlas inte alltid, men under särskilda omständigheter:

Pseudonymiserade personuppgifter behandlas för vårdnadshavare till omyndiga elever i grund- och gymnasieskolan om beslut om skyddade personuppgifter från Skatteverket finns och beslut från rektor om pseudonymisering har fattats

Foto behandlas:

För profilbild i lärplattform

Grunddata om elever och vårdnadshavare, till exempel namn, personnummer och adress, hämtas automatiskt löpande till utbildningsförvaltningens barn- och elevregister från Skatteverkets kommuninvånarregister.

Syftet med detta är att föda utbildningsförvaltningens olika processer med korrekt grunddata.

Det är endast de personer hos oss som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter som tar del av din ansökan och dina uppgifter.

Vi delar också med oss av dina personuppgifter till aktörer som behandlar dina personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Sådan behandling regleras med ett avtal och enligt våra instruktioner.

Personuppgiftsbiträden som vi anlitar:

TietoEvery AB levererar systemet Edlevo som är huvudregister för data om elever och vårdnadshavare samt även hanterar betygsättning
Optiplan AB levererar systemet Optiplan som vi använder för att administrera skolskjuts i grundskolan
Matilda Foodtech AB levererar systemet Matilda där vi administrerar elevers kostbehov
Infomentor levererar tjänsten Informentor där vi hanterar ett antal skoladministrativa processer, till exempel närvaro, schemavisualisering
Microsoft corporation levererar systemet Microsoft 365 som vi använder för att lagra och administrera elevernas skolarbete
Skolfederation levererar tjänsten Skolfederation som vi använder för att administrera digitala lärresurser
VM-ware corporation levererar systemet Workspace One som vi använder för att administrera digitala enheter
Nova Software AB levererar systemet Skola24 som vi använder för att skapa och administrera elevschema

Vi kommer att lämna ut handlingar enligt offentlighetsprincipen om någon person begär ut dem.

Elevers personuppgifter hanteras i tredje land eftersom elever och personal nyttjar tjänsten Microsoft 365, som är en amerikanskägd molntjänst.

Om inte lagen föreskriver annat sparas barns och vårdnadshavares som regel antingen ett år i taget eller så länge som barnet finns inskrivet vid en specifik grund- eller gymnasieskola tillhörande utbildningsförvaltningens organisation.

Gallringsperioden styrs i första hand av lag och i andra hand av kommunens egna så kallade arkivbildningsplaner.

Inga automatiska beslut eller profilering förekommer.

För att utöva dina rättigheter ska du kontakta ansvarig förvaltning direkt eller kontakta kommunens Infocenter.

Vilka är dina rättigheter?

Du har alltid rätt till:

Information om hur vi behandlar dina personuppgifter
Tillgång till (registerutdrag) de personuppgifter som vi har sparade om dig.

Under vissa omständigheter har du rätt till:

Rättelse av dina personuppgifter

- Namn är generellt svåra att rätta eftersom våra uppgifter som regel kommer från Skatteverkets register. För ändring behövs namnbyte enligt Skatteverkets anvisningar.

- Kontaktuppgifter rättas genom att ändra de uppgifter som finns sparade i lärplattform (Infomentor)

Radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
Begränsning av behandling av dina personuppgifter
Att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter
Att dra tillbaka ett samtycke

Om du vill veta mer om vad som gäller särskilt för de olika rättigheterna kan du läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats: Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se Länk till annan webbplats.