Förskolan - hantering av personuppgifter

Här finns information om hur vi hanterar dina och ditt barns personuppgifter inom förskolan.

Personuppgiftsansvarig

Barn- och utbildningsnämnden i Mullsjö kommun är ansvarig för behandlingen av vårdnadshavares och barnens personuppgifter inom kommunens förskola.

Om ditt barn går på en friförskola är den privata aktör som driver förskolan ansvarig och informationsskyldig.

Du med skyddad identitet

Om du som vårdnadshavare/ditt barn har beslut från Skatteverket om skyddade personuppgifter har förskolan rutiner för att hjälpa och stödja.

Den kommunala förskolan har rutiner för att upptäcka om vi får in barn med skyddade personuppgifter. Kontakta oss gärna ändå - du hittar kontaktuppgifter till ansvarig rektor via länken nedan.

Viktigt är då att du inte röjer dina personuppgifter, till exempel genom att skicka mejl via en mejladress där ditt namn ingår. Vi kommer vilja att du identifierar dig i kontakten med oss. Vi kommer behöva träffas för vidare dialog.

Om ditt barn går på en friförskola är den aktör som driver förskolan ansvarig för att stödja dig. Kontakta skolans personal för mer information.

Kontaktuppgifter till rektor på din kommunala förskola

Därför behandlar vi dina personuppgifter - ändamål och rättslig grund

Vi behandlar dina och ditt barns personuppgifter för att kunna administrera ditt barns förskolevistelse och svara upp mot kommunens skyldigheter enligt gällande lag.

Vi lutar oss därför som regel mot Dataskyddsförordningens ändamål "Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse".

Nedan kan du ta del av mer detaljerad information om vad vi gör med dina personuppgifter och vilken lag behandlingarna grundar sig i.

Fördjupad information om ändamål och rättslig grund
Ändamål	Bakgrund	Rättslig grund för behandlingen	Exempel på lagstiftning som stödjer behandlingen
Logghantering	Vårdnadshavares aktiviteter, till exempel i lärplattform, sparas	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Behandlingen bottnar i allmänt intresse
Kontohantering	Konto för vårdnadshavare i lärplattform skapas och hanteras	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Behandlingen bottnar i allmänt intresse
Allmän administration förskola	Samlingsbegrepp för delbehandlingar av rent administrativ karaktär som till exempel avgiftshantering, ansökan till förskola och så vidare	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Skollagen 4 kap 3-4 § Skollagen 8 kap 3 §, 9 §, 14 § , 15 §
Administrera förskola	Samlingsbegrepp för delbehandlingar av mer verksamhetsnära karaktär, som till exempel omsorgsschema, närvaro/incheckning, Information/kommunikation och så vidare	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Skollagen 8 kap 3 §, 11 §, 14 § , 15 §
Administrera EHT-arbete	Samlingsbegrepp för behandlingar kopplade till elevhälsans arbete, till exempel hantering av barnakt	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Skollagen 8 kap 9-10 §
Visualisering och analys	Systematiskt kvalitetsarbete	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Skollagen 4 kap 3 §
Offentlighetsprincipen	Utlämning av allmänna handlingar	Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse	Tryckfrihetsförordningen

Vi behandlar ett antal personuppgifter om barn och vårdnadshavare för att kunna svara upp mot våra skyldigheter. Nedan ser du vilka:

Uppgifter om barnen

Vi behandlar barns namn, personnummer, adress, förskoleenhet, avdelning, modersmål, syskon, vårdnadshavare, startdatum förskoleplacering, slutdatum förskoleplacering, kostbehov, frånvaroanmälan.

Vissa personuppgifter behandlas inte alltid, men under särskilda omständigheter:

Foto behandlas på kommunens server om sådant behandlats av personalen för att dokumentera barnets kunskapsutveckling
Skyddade personuppgifter behandlas internt om ett barn har beslut om sådana för att svara upp mot patientdatalagen men hanteras aldrig i publika ytor
Pseudonymiserade personuppgifter behandlas om ett barn har beslut om skyddade personuppgifter och rektor beslutat om sådan hantering
Hälsoanteckning behandlas i barnakt om det bedöms finns behov av medicinska anpassningar eller andra typer av åtgärder
Behov särskilt stöd behandlas i barnakt om det efter pedagogisk utredning bedöms finnas behov av särskilt stöd

Uppgifter om vårdnadshavare

Vi behandlar vårdnadshavares namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, arbetsgivare, inkomst, barn, meddelande, användarnamn

Vissa personuppgifter behandlas inte alltid, men under särskilda omständigheter

Pseudonymiserade personuppgifter behandlas om en vårdnadshavare har beslut om skyddade personuppgifter och rektor beslutat om sådan hantering

Grunddata om barn och vårdnadshavare, till exempel namn, personnummer och adress, hämtas automatiskt löpande till utbildningsförvaltningens barn- och elevregister från Skatteverkets kommuninvånarregister.

Syftet med detta är att föda utbildningsförvaltningens olika processer med korrekt grunddata.

Det är endast de personer hos oss som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter som tar del av din ansökan och dina uppgifter.

Vi delar också med oss av dina personuppgifter till aktörer som behandlar dina personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Sådan behandling regleras med ett avtal och enligt våra instruktioner.

Personuppgiftsbiträden som vi anlitar:

TietoEvery AB levererar systemet Edlevo som är huvudregister för data om barn och vårdnadshavare samt Barnwebben där vi hanterar förskoleplacering, inkomstuppgifter om vårdnadshavare samt ett antal administrativa processer, till exempel omsorgsschema, information, kommunikation etc.
Matilda Foodtech AB levererar systemet Matilda där vi hanterar barns kostbehov

Vi kommer att lämna ut handlingar enligt offentlighetsprincipen om någon person begär ut dem.

Elevers personuppgifter hanteras i tredje land eftersom personal nyttjar tjänsten Microsoft 365, som är en amerikanskägd molntjänst.

Om inte lagen föreskriver annat sparas barns och vårdnadshavares personuppgifter som regel antingen ett år i taget eller så länge som barnet finns inskrivet vid en specifik förskola tillhörande utbildningsförvaltningens organisation.

Gallringsperioden styrs både av lagstiftning och av barn- och utbildningsnämndens informationshanteringsplan där det finns beslut om vad som ska raderas respektive vad som ska sparas och arkiveras.

Inga automatiska beslut eller profilering förekommer.

För att utöva dina rättigheter ska du kontakta ansvarig förvaltning direkt eller kontakta kommunens infocenter.

Vilka är dina rättigheter?

Du har alltid rätt till:

Information om hur vi behandlar dina personuppgifter
Tillgång till (registerutdrag) de personuppgifter som vi har sparade om dig.

Under vissa omständigheter har du rätt till:

Rättelse av dina personuppgifter
Radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
Begränsning av behandling av dina personuppgifter
Att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter
Att dra tillbaka ett samtycke

Om du vill veta mer om vad som gäller särskilt för de olika rättigheterna kan du läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats: Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se Länk till annan webbplats.