Anställda - hantering av personuppgifter

Hantering av allmän löneadministration:

Behandlingar

• Hantera utbetalning av lön och andra ersättningar samt avdrag för skatt
• Hantera schema, flextid, ledigheter och annan frånvaro
• Hantera förmåner och bruttolöneavdrag

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Kollektivavtalsområdes-tillhörighet
• Kontonummer, bank

Laglig grund

Avtal och rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt anställningsavtalet, kollektivavtal och arbetsrättslig lagstiftning.

Gallring

Bevaras digitalt och/eller i personakt. För avvikelser från det som bevaras se informationshanteringsplan för personalavdelningen.

Behandlingar

• Hantera hälso- och rehabiliteringssamtal
• Upprätta plan för återgång i arbete
• Kontakt med företagshälsovård
• Hantera anmälan om arbetsskada och tillbud
• Hantera omplacerings-utredningar
• Hantera utredningar som syftar till att uppnå en god arbetsmiljö

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Hälsotillstånd

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi som arbetsgivare ska kunna uppfylla våra skyldigheter kopplade till det rättsliga regelverket inom arbetsmiljö och rehabilitering.

Personuppgifter och uppgifter om hälsotillstånd hanteras endast efter medarbetarens samtycke.

Gallring

Gallras vid anställningens avslut.

Behandlingar

• Hantera pensionsförmåner
• Hantera bruttolöneavdrag för pension
• Betala ut pension
• Hantera och ge information om anställning för beräkning av pension
• Registrera sjukersättning

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Kollektivavtalstillhörighet
• Kontonummer, bank

Laglig grund

Rättslig förpliktelse och avtal. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal och individuella avtal om pensionsförmåner.

Gallring

Bevaras.

Behandlingar

• Genomföra förhandling med fackliga organisationer
• Handlägga tvister inför domstol
• Meddela besked om upphörande av tidsbegränsad anställning
• Meddela varsel om upphörande av tidsbegränsad anställning till facklig organisation
• Hantera företrädesrätt till återanställning
• Hantera övertalighet och uppsägning
• Hantera disciplinpåföljd
• Genomföra löneöversyn

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Facklig tillhörighet (vid löneöversyn eller i samband med förhandling av personalärende)

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt det arbetsrättsliga regelverket samt för att kunna handlägga ärenden i fall av tvist.

Gallring

Facklig tillhörighet raderas årligen.

Övriga uppgifter bevaras.

Behandlingar

• Hantera uppgift om anhörig/närstående att kontakta vid akut händelse som drabbar en anställd.

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av personuppgifter krävs för att vi ska kunna ta kontakt med anhörig vid en akut händelse som drabbar en anställd.

Gallring

Gallras när anställd avslutar sin anställning eller önskar att uppgiften ska tas bort.

Behandlingar

• Bedriva facklig samverkan i central och lokal samverkansgrupp.

Kategorier av personuppgifter för skyddsombud och fackligt förtroendevalda

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter
• Facklig tillhörighet

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt det arbetsrättsliga regelverket.

Gallring

Protokoll från MBL och facklig samverkan bevaras.

Behandlingar

• Skicka inbjudan till kurser och konferenser
• Ta emot anmälningar
  

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att kunna hantera deltagande i kurser kommunen anordnar.

Gallring

Bevaras inte.

Behandlingar

• Marknadsföra och informera om kommunens verksamhet med text och bild på kommunens webbplats, på kommunens intranät, i sociala medier, i pressmeddelanden och i nyhetsbrev.

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Bilder
• Titel

Laglig grund

Allmänt intresse eller avtal. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna informera om kommunens verksamhet.

Personuppgifter publiceras endast efter att muntligt eller skriftligt samtycke lämnats.

Gallring

Bilder lagras i bildbank. Webb- och intranätnyheter arkiveras.

Behandlingar

• Tilldela och hantera behörigheter till system
• Spåra användaraktiviteter i system vid misstanke om brott

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Titel
• Kontaktuppgifter
• Användaraktivitet i system

Laglig grund

Fullgöra avtal. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna ge dig behörighet till de system du behöver i ditt arbete.

Gallring

Vid anställnings upphörande.

Behandlingar

• Hantera abonnemang och licenser till IT-tjänster
• Hantera tillhandahållande av och support av telefon, surfplatta, dator

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Användar-id
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Fullgöra avtal. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna ge dig tillgång till IT-tjänster och verktyg som du behöver i ditt arbete.

Gallring

Beror på typ av system, se informationshanteringsplan för IT-enheten.

Med IT-incidenter menas alla informations- och säkerhetsincidenter där IT-system är inblandade.

Behandlingar

• Spåra, logga och kontrollera aktiviteter i IT-system
• Anmäla incident till tillsynsmyndighet

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Användar-id
• Enhetsnamn (servernamn, datornamn mm.)
• Kontaktuppgifter
• Aktiviteter i IT-system

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt dataskyddsförordningen.

Gallring

Anmälan till IMY och övrig dokumentation av personuppgiftsincidenter bevaras.

Behandlingar

• Framtagning av statistik
• Analys av statistik

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Personnummer
• Frånvaro
• Uppgifter om anställning (lön, arbetsplats, anställningsform, sysselsättningsgrad, befattning)
• Rekryteringsväg
• Semesterdagar
• Avgångsorsak

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare och för att vi ska kunna arbeta förebyggande och förstå organisationens sammansättning och behov utifrån personalstatistik.

Gallring

Endast statistik bevaras.

Behandlingar

• Sökbart register över avtal och leverantörer (avtalskatalog).

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Titel

Laglig grund

Allmänt intresse. Denna behandling av dina personuppgifter krävs för att kunna uppge kontaktperson för respektive avtal i avtalskatalogen.

Gallring

Uppgifter i avtalskatalogen gallras när avtal löper ut.

Vi behandlar endast uppgifter som du själv har lämnat till oss.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till andra myndigheter såsom Skatteverket eller Försäkringskassan.

Dina personuppgifter kan komma att behandlas av nedanstående systemleverantörer som anlitas i egenskap av personuppgiftsbiträden, vid till exempel support. I dessa fall regleras behandlingen av dina personuppgifter med stöd av ett personuppgiftsbiträdesavtal.

• Visma Personec P – är leverantör av kommunens system för anställnings- och lönehantering
• Visma Recruit – är leverantör av kommunens rekryteringsverktyg
• WinLas – är leverantör för beräkning av personers anställningstid
• Miljödata – är systemleverantör för hantering av personal- och rehabiliteringsärenden
• Medvind – är systemleverantör för schemaplanering och personalbemanning
• Evolution - är leverantör för hantering av förhandlingsprotokoll, samverkansprotokoll, MBL-förhandlingar gällande individärenden och övriga ärenden som diarieförs.

Mullsjö kommun lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att ansvarig nämnd ska lämna ut handlingar vid begäran, om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Normalt sett ska handlingar lämnas ut, men vi gör alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Vi lämnar ut handlingar med stöd av rättslig förpliktelse enligt andra kapitlet i tryckfrihetsförordningen.

Dina personuppgifter behandlas inom EU/EES, inte i tredje land.

Inga automatiska beslut eller profilering förekommer.

För att utöva dina rättigheter ska du kontakta ansvarig förvaltning direkt eller kontakta kommunens infocenter.

Vilka är dina rättigheter?

Du har alltid rätt till:

• Information om hur vi behandlar dina personuppgifter
• Tillgång till (registerutdrag) de personuppgifter som vi har sparade om dig.

Under vissa omständigheter har du rätt till:

• Rättelse av dina personuppgifter
  
• Radering av dina personuppgifter om det inte strider mot annan lagstiftning
• Begränsning av behandling av dina personuppgifter
• Att göra invändningar mot hur vi behandlar dina personuppgifter
• Att dra tillbaka ett samtycke
  

Om du vill veta mer om vad som gäller särskilt för de olika rättigheterna kan du läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats: Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se Länk till annan webbplats.